VZW Sipie
Voort 15B
3910 Pelt – België
Ondernemingsnummer: 0777.812.613
Btw-nummer: BE 0777.812.613
E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Telefoon: +32 473 34 94 63
Dagelijks bestuur
• Peter Mennen – Voorzitter
• Sylvano Rutten – Secretaris / Vicevoorzitter
• Renske van Sluijs – Penningmeester
• Jaimy Lorsé – Bestuursondersteuning
• Edwin Witlox – Bestuursondersteuning
Artikel 1 – Identiteit en doelstelling
VZW Sipie is een Belgische vereniging zonder winstoogmerk met maatschappelijke en sociale doelstellingen.
VZW Sipie organiseert onder meer:
• Bezoeken van Sinterklaas en Pieten
• Bezoeken van de Kerstman
• Bezoeken van de Paashaas
• Bezoeken aan gezinnen
• Bezoeken aan bedrijven
• Bezoeken aan verenigingen
• Bezoeken aan scholen
• Bezoeken aan organisaties en instellingen
• Sociale en liefdadige activiteiten
• Acties voor kinderen en gezinnen
• Activiteiten waarbij geschenken of andere ondersteuning worden aangeboden
• Verhuur van kostuums en materialen, waarvoor afzonderlijke verhuurvoorwaarden kunnen gelden.
De inkomsten uit de activiteiten van VZW Sipie worden aangewend binnen de doelstellingen van de vereniging.
VZW Sipie heeft niet tot doel winst uit te keren aan bestuurders, vrijwilligers of andere personen.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle activiteiten, diensten, bezoeken, reservaties, aanvragen, opdrachten en samenwerkingen van VZW
Sipie, tenzij vooraf schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.
Deze voorwaarden zijn onder meer van toepassing op:
• Particuliere klanten
• Gezinnen
• Bedrijven
• Verenigingen
• Scholen
• Organisaties
• Instellingen
• Organisatoren van evenementen
• Sponsors en andere samenwerkingspartners voor zover het geen afzonderlijke sponsorovereenkomst betreft.
Door een reservatie, aanvraag, opdracht of samenwerking te plaatsen of te bevestigen, verklaart de opdrachtgever kennis te hebben genomen van deze
algemene voorwaarden en ermee akkoord te gaan, voor zover de wet dit toestaat.
Wanneer een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, offerte of opdrachtbevestiging andere afspraken bevat, hebben die specifieke afspraken voorrang voor
het onderwerp waarop zij betrekking hebben.
Artikel 3 – Aanvraag en reservatie
Aanvragen kunnen onder meer gebeuren:
• Via e-mail
• Telefonisch
• Via de website
• Via een online aanvraagformulier
• Via sociale media of andere communicatiekanalen die VZW Sipie hiervoor gebruikt.
Een aanvraag is pas definitief wanneer VZW Sipie deze uitdrukkelijk heeft bevestigd.
Een aanvraagformulier, e-mail of telefonisch verzoek houdt op zichzelf geen garantie in dat de activiteit kan plaatsvinden.
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE Versie: September 2026
VZW Sipie kan voor een reservatie de volgende gegevens vragen:
• Naam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Facturatiegegevens
• Datum
• Gewenst tijdstip
• Locatie
• Type activiteit
• Duur van de activiteit
• Aantal aanwezigen
• Aantal kinderen
• Leeftijd van kinderen wanneer relevant
• Informatie over toegankelijkheid
• Parkeer- en toegangsgegevens
• Bijzondere omstandigheden
• Veiligheidsinformatie
• Andere informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor een goede uitvoering.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het correct en volledig verstrekken van de noodzakelijke informatie.
Wanneer belangrijke informatie ontbreekt of onjuist blijkt, kan dit gevolgen hebben voor de uitvoering van de activiteit.
Artikel 4 – Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst komt tot stand wanneer VZW Sipie de opdracht of reservatie bevestigt, tenzij uit de communicatie duidelijk blijkt dat nog verdere
voorwaarden of afspraken moeten worden vastgelegd.
Bij grotere opdrachten, bedrijfsevenementen, verenigingsactiviteiten of andere bijzondere activiteiten kan VZW Sipie een afzonderlijke offerte,
opdrachtbevestiging of overeenkomst opmaken.
Daarin kunnen onder meer worden opgenomen:
• De datum;
• Het tijdstip;
• De duur;
• De locatie;
• De prijs;
• Eventuele verplaatsingskosten;
• Eventuele voorschotten;
• Betalingsvoorwaarden;
• Specifieke veiligheidsafspraken;
• Bijzondere voorwaarden.
Artikel 5 – Huisbezoeken
Bij een huisbezoek zorgt de opdrachtgever ervoor dat:
• Het opgegeven adres correct is;
• VZW Sipie op het afgesproken tijdstip toegang heeft;
• De toegang tot de locatie veilig is;
• Er voldoende ruimte is om de activiteit veilig uit te voeren;
• Gevaarlijke situaties vooraf worden gemeld.
De opdrachtgever moet VZW Sipie vooraf informeren over omstandigheden die een invloed kunnen hebben op de veiligheid of uitvoering.
VZW Sipie kan de activiteit onderbreken of beëindigen wanneer de veiligheid van vrijwilligers, medewerkers, kinderen, bezoekers of andere aanwezigen niet
voldoende kan worden gegarandeerd.
Artikel 6 – Bezoeken aan bedrijven, verenigingen, scholen en organisaties
De organisator zorgt voor een veilige en geschikte locatie.
De organisator informeert VZW Sipie vooraf over:
• Het aantal deelnemers.
• Het aantal kinderen.
• De leeftijd van de kinderen wanneer relevant.
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE Versie: September 2026
• De locatie.
• De beschikbare ruimte
• Toegangswegen.
• Parkeerplaatsen.
• Trappen of andere obstakels.
• Bijzondere veiligheidsrisico's.
• Andere omstandigheden die relevant zijn voor de activiteit.
Bij activiteiten op een locatie van een derde blijft de organisator verantwoordelijk voor de algemene veiligheid van de locatie, tenzij schriftelijk anders
overeengekomen.
Artikel 7 – Verenigingen en organisatoren
De vereniging, school, organisatie of andere organisator wijst bij voorkeur één verantwoordelijke contactpersoon aan.
Deze contactpersoon:
• Is bereikbaar tijdens de activiteit.
• Kan praktische beslissingen nemen.
• Informeert deelnemers over de geldende veiligheidsafspraken.
• Zorgt ervoor dat de afspraken met VZW Sipie worden nageleefd.
De organisator blijft, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, verantwoordelijk voor de eigen leden, bezoekers en deelnemers.
Artikel 8 – Kinderen en toezicht
VZW Sipie organiseert activiteiten voor kinderen, maar een bezoek van een Sint, Piet, Kerstman, Paashaas of vrijwilliger vormt op zichzelf geen
kinderopvang.
De ouder, wettelijke vertegenwoordiger, school, vereniging of organisator blijft verantwoordelijk voor het toezicht op kinderen, tenzij vooraf uitdrukkelijk en
schriftelijk anders is overeengekomen.
VZW Sipie en haar vrijwilligers nemen geen algemene ouderlijke of pedagogische verantwoordelijkheid over.
Ouders, wettelijke vertegenwoordigers en organisatoren moeten ervoor zorgen dat kinderen de veiligheidsinstructies opvolgen.
Artikel 9 – Bijzondere omstandigheden en veiligheidsinformatie
De opdrachtgever moet VZW Sipie vooraf informeren over omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de veiligheid of uitvoering.
Dit kan bijvoorbeeld gaan om:
• Beperkte toegankelijkheid.
• Trappen.
• Kleine ruimtes.
• Dieren.
• Agressieve dieren.
• Vuur.
• Rookmachines.
• Vuurwerk.
• Gladde vloeren.
• Gevaarlijke voorwerpen.
• Bouwwerkzaamheden.
• Medische of andere bijzondere omstandigheden die relevant zijn voor de veiligheid.
• Agressieve of bedreigende personen.
• Andere voorzienbare risico's.
VZW Sipie kan aanvullende veiligheidsmaatregelen vragen.
Wanneer een situatie naar het redelijk oordeel van VZW Sipie niet veilig is, kan de activiteit worden aangepast, onderbroken of beëindigd.
Artikel 10 – Kostuums, materialen en eigendommen
Kostuums, accessoires, decoratie en andere materialen van VZW Sipie blijven eigendom van VZW Sipie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
De opdrachtgever en deelnemers behandelen deze materialen zorgvuldig.
Het is niet toegestaan om materialen zonder toestemming:
• Te wijzigen.
• Te beschadigen.
• Te verkopen.
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE Versie: September 2026
• Aan derden over te dragen.
• Voor andere doeleinden te gebruiken.
Voor kostuumverhuur gelden, wanneer van toepassing, de afzonderlijke verhuurvoorwaarden van VZW Sipie.
Artikel 11 – Duur van activiteiten en uitloop
De afgesproken duur van een activiteit wordt vooraf bepaald.
Wanneer een activiteit door toedoen van de opdrachtgever, organisator of deelnemers vertraging oploopt, kan dit gevolgen hebben voor de beschikbare
activiteit tijd.
Wanneer een opdrachtgever een verlenging vraagt, kan VZW Sipie deze enkel uitvoeren wanneer de planning dit toelaat.
Een eventuele bijkomende kost wordt vooraf meegedeeld wanneer dit redelijkerwijs mogelijk is.
Artikel 12 – Wachttijd, vertraging en afwezigheid
De opdrachtgever zorgt ervoor dat de afgesproken locatie toegankelijk is op het afgesproken tijdstip.
Wanneer VZW Sipie door omstandigheden bij de opdrachtgever moet wachten, kan de activiteit hierdoor korter worden.
Bij aanzienlijke wachttijd kan, wanneer dit vooraf of redelijkerwijs achteraf kan worden vastgesteld, een bijkomende vergoeding worden afgesproken voor de
extra tijd of gemaakte kosten.
Wanneer niemand aanwezig is en de activiteit daardoor niet kan plaatsvinden, kan VZW Sipie de gemaakte redelijke kosten en eventueel afgesproken
kosten aanrekenen, voor zover wettelijk toegestaan.
Artikel 13 – Verplaatsingen en bereikbaarheid
De opdrachtgever zorgt ervoor dat de locatie bereikbaar is.
Bij moeilijk bereikbare locaties, bijzondere toegangsvoorwaarden of specifieke verplaatsingen kunnen vooraf afspraken worden gemaakt over bijkomende
kosten.
Eventuele verplaatsingskosten worden, wanneer van toepassing, vooraf vermeld in de offerte, reservatiebevestiging of andere schriftelijke afspraak.
Artikel 14 – Prijzen
De prijs wordt vooraf meegedeeld of overeengekomen. De prijs kan afhankelijk zijn van:
• Type activiteit.
• Duur.
• Aantal personen.
• Locatie.
• Verplaatsing.
• Materiaal.
• Bijzondere omstandigheden.
• Extra afgesproken prestaties.
Wanneer de prijs vooraf redelijkerwijs niet exact kan worden bepaald, wordt de berekeningswijze meegedeeld.
Artikel 15 – Betaling
Betaling kan, afhankelijk van de gemaakte afspraken, gebeuren via:
• Bankoverschrijving.
• Contante betaling.
• Een betaalmogelijkheid die VZW Sipie aanbiedt.
• Een andere vooraf overeengekomen betaalwijze.
Wanneer een factuur wordt verstuurd, moet deze uiterlijk op de vermelde vervaldatum worden betaald.
Bij niet-betaling kan VZW Sipie, binnen de grenzen van de wet:
• Een betalingsherinnering sturen.
• Verdere activiteiten opschorten.
• Toekomstige reservaties weigeren zolang openstaande bedragen niet zijn geregeld.
• Wettelijke interesten en redelijke invorderingskosten aanrekenen wanneer dit wettelijk is toegestaan.
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE Versie: September 2026
Voor consumenten worden geen onredelijke of wettelijk verboden kosten of schadevergoedingen opgelegd.
Artikel 16 – Voorschotten
Voor grotere opdrachten, bedrijfsevenementen, evenementen, speciale activiteiten of opdrachten met aanzienlijke voorbereidingskosten kan VZW Sipie een
voorschot vragen.
Het bedrag en de betalingsdatum van het voorschot worden vooraf meegedeeld.
De behandeling van een voorschot bij annulering wordt bepaald door de gemaakte afspraken en de toepasselijke wettelijke regels.
Artikel 17 – Annulering door de opdrachtgever
Een annulering moet zo snel mogelijk worden gemeld.
Bij annulering houdt VZW Sipie rekening met:
• Het tijdstip van de annulering.
• Reeds gemaakte kosten.
• Speciaal aangekochte materialen.
• Gereserveerde capaciteit.
• Verplaatsingen.
• Reeds geleverde prestaties.
• Andere aantoonbare kosten.
Wanneer voor een specifieke activiteit vooraf afzonderlijke annuleringsvoorwaarden zijn overeengekomen, gelden deze voor zover wettelijk toegestaan.
VZW Sipie zal geen kennelijk onredelijke annuleringsvergoeding aanrekenen.
Artikel 18 – Wijziging of annulering door VZW Sipie
VZW Sipie kan een activiteit wijzigen, uitstellen of annuleren wanneer dit noodzakelijk is door omstandigheden zoals:
• Ernstige veiligheidsproblemen.
• Ziekte of onverwachte onbeschikbaarheid van noodzakelijke vrijwilligers.
• Ernstige technische problemen.
• Overmacht.
• Extreme weersomstandigheden.
• Officiële veiligheidswaarschuwingen.
• Andere omstandigheden waardoor een veilige uitvoering redelijkerwijs niet mogelijk is.
Wanneer mogelijk probeert VZW Sipie samen met de opdrachtgever een alternatief te zoeken.
Artikel 19 – Extreme weersomstandigheden
Normale weersomstandigheden zoals gewone regen, normale wind, koude, sneeuw of winterweer zijn op zichzelf geen reden om een activiteit te annuleren.
Annulering of uitstel wegens weer kan plaatsvinden wanneer sprake is van uitzonderlijke omstandigheden waarbij een reëel veiligheidsrisico bestaat.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een officiële code rood of een vergelijkbare ernstige waarschuwing van de bevoegde autoriteiten of meteorologische
diensten.
VZW Sipie beoordeelt de veiligheid van de activiteit rekening houdend met de concrete locatie en omstandigheden.
Wanneer een activiteit wegens extreme weersomstandigheden niet veilig kan plaatsvinden, wordt de opdrachtgever zo snel mogelijk geïnformeerd.
Artikel 20 – Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan: een uitzonderlijke situatie buiten de redelijke controle van VZW Sipie waardoor een activiteit niet of niet veilig kan worden
uitgevoerd.
Voorbeelden zijn:
• extreme weersomstandigheden.
• officiële veiligheidsmaatregelen.
• Brand.
• ernstige technische storingen.
• langdurige stroomuitval.
• ernstige ziekte of ongeval.
• Overheidsmaatregelen.
• ernstige verkeersproblemen.
• Rampen.
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE Versie: September 2026
• andere uitzonderlijke omstandigheden.
VZW Sipie informeert de opdrachtgever zo snel mogelijk wanneer een activiteit hierdoor wordt beïnvloed.
Artikel 21 – Verantwoordelijkheid tijdens activiteiten
VZW Sipie voert activiteiten zorgvuldig uit.
De opdrachtgever, organisator, ouder of wettelijke vertegenwoordiger blijft verantwoordelijk voor personen die onder zijn of haar toezicht vallen, tenzij
schriftelijk anders overeengekomen.
Deelnemers moeten redelijke veiligheidsinstructies van VZW Sipie opvolgen.
Wanneer iemand bewust veiligheidsinstructies negeert of een gevaarlijke situatie veroorzaakt, kan VZW Sipie de deelname of activiteit beëindigen.
Artikel 22 – Aansprakelijkheid
VZW Sipie handelt zorgvuldig en neemt redelijke maatregelen om activiteiten veilig te laten verlopen.
VZW Sipie is niet aansprakelijk voor schade die redelijkerwijs niet aan haar kan worden toegerekend, bijvoorbeeld wanneer schade het gevolg is van:
• Onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever.
• Onveilig gedrag van deelnemers.
• Het niet opvolgen van veiligheidsinstructies.
• Handelen van derden.
• Gebreken aan de locatie die niet door VZW Sipie zijn veroorzaakt.
• Overmacht.
• Extreme weersomstandigheden.
• Omstandigheden buiten de redelijke controle van VZW Sipie.
Niets in deze voorwaarden is bedoeld om wettelijke aansprakelijkheid uit te sluiten die niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten.
Artikel 23 – Vrijwilligers
VZW Sipie werkt met vrijwilligers.
Iedere vrijwilliger moet vóór de start van de vrijwilligersactiviteiten het vrijwilligersreglement lezen en ondertekenen.
Vrijwilligers moeten:
• Zich respectvol gedragen.
• Kinderen en gezinnen zorgvuldig behandelen.
• Veiligheidsafspraken naleven.
• Vertrouwelijke informatie beschermen.
• Interne afspraken volgen.
• Zorgvuldig omgaan met kostuums en materialen.
• Zich onthouden van ongepast of grensoverschrijdend gedrag.
Artikel 24 – Geheimhouding en vertrouwelijkheid
VZW Sipie werkt met kinderen en gezinnen die zich mogelijk in een kwetsbare situatie bevinden. Daarom is vertrouwelijkheid belangrijk.
Iedere vrijwilliger moet vóór de start het vrijwilligersreglement lezen en ondertekenen. Dit reglement bevat onder meer afspraken over:
• Geheimhouding.
• Privacy.
• Gedrag.
• Het omgaan met vertrouwelijke informatie.
Vrijwilligers mogen vertrouwelijke informatie niet met derden delen.
Het gaat bijvoorbeeld om informatie over:
• Gezinnen.
• Kinderen.
• Ouders.
• Wettelijke vertegenwoordigers.
• Adressen.
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE Versie: September 2026
• Telefoonnummers.
• Financiële situaties.
• Sociale situaties.
• Persoonlijke gegevens.
Het is verboden om deze informatie:
• Met derden te bespreken.
• Via sociale media te verspreiden.
• Via WhatsApp, Messenger of andere kanalen door te sturen.
• Voor eigen gebruik te fotograferen of te filmen.
• Te publiceren.
• Aan personen buiten VZW Sipie te geven.
• Voor persoonlijke of commerciële doeleinden te gebruiken.
Binnen VZW Sipie mag vertrouwelijke informatie alleen worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor een activiteit of taak.
De geheimhoudingsplicht blijft gelden nadat een vrijwilliger stopt bij VZW Sipie.
Een vrijwilliger moet vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen en de toepasselijke privacywetgeving naleven.
Een schending van de geheimhoudingsplicht of het vrijwilligersreglement kan leiden tot beëindiging van de vrijwillige samenwerking en andere maatregelen
volgens de wet en de interne afspraken.
Artikel 25 – Alcohol, drugs en ongepast gedrag
Het is niet toegestaan om een activiteit uit te voeren onder invloed van alcohol of drugs.
Tijdens activiteiten is onder meer verboden:
• Agressief gedrag.
• Bedreigingen.
• Intimidatie.
• Discriminatie.
• Belediging.
• Grensoverschrijdend gedrag.
• Ongepaste omgang met kinderen.
• Bewust schade toebrengen aan personen of eigendommen.
• Gedrag waardoor de veiligheid van anderen in gevaar komt.
VZW Sipie kan een persoon verzoeken de activiteit onmiddellijk te verlaten.
Bij ernstige situaties kan de samenwerking onmiddellijk worden beëindigd.
Artikel 26 – Privacy en persoonsgegevens
VZW Sipie verwerkt persoonsgegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is voor onder meer:
• Reservaties.
• Communicatie.
• Administratie.
• Uitvoering van activiteiten.
• Facturatie.
• Vrijwilligerswerking.
• Wettelijke verplichtingen.
• Klachtenbehandeling.
• Bescherming van de veiligheid.
VZW Sipie behandelt persoonsgegevens zorgvuldig en deelt deze niet onnodig met derden.
Personen kunnen voor privacy vragen contact opnemen via:
VZW Sipie
Voort 15B
3910 Pelt
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
De wettelijke rechten inzake persoonsgegevens blijven van toepassing.
Artikel 27 – Kinderen en gezinsgegevens
Omdat VZW Sipie met kinderen en gezinnen werkt, wordt extra zorgvuldig omgegaan met informatie over minderjarigen en gezinnen.
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE Versie: September 2026
Informatie wordt alleen gebruikt wanneer dit noodzakelijk is voor de activiteit, administratie, communicatie, veiligheid of wettelijke verplichtingen.
Gevoelige of vertrouwelijke informatie wordt niet openbaar gemaakt zonder geldige grondslag.
Artikel 28 – Foto's, video's en beeldmateriaal
Tijdens activiteiten kunnen foto's of video's worden gemaakt voor verslaggeving of communicatie, met respect voor privacy en het recht op afbeelding.
Het maken van een foto en het later publiceren of gebruiken ervan zijn juridisch niet noodzakelijk hetzelfde. Waar toestemming vereist is, wordt hiermee
rekening gehouden.
Voor herkenbare, gerichte beelden kan daarom afzonderlijke toestemming worden gevraagd.
Bij minderjarigen wordt rekening gehouden met de toepasselijke regels en de rechten van ouders, wettelijke vertegenwoordigers en het kind.
Wanneer een persoon via de website of andere kanalen foto's of video's aan VZW Sipie bezorgt, verklaart die persoon dat hij of zij gerechtigd is om het
materiaal aan te leveren.
De persoon die het materiaal aanlevert, verklaart tevens dat waar nodig de vereiste toestemming van herkenbare personen of wettelijke vertegenwoordigers
is verkregen.
VZW Sipie mag aangeleverd materiaal weigeren, verwijderen of niet publiceren wanneer:
• De rechten op het materiaal niet duidelijk zijn.
• Toestemming ontbreekt of wordt betwist.
• Het materiaal niet past binnen de doelstellingen van VZW Sipie.
• Het materiaal ongepast, schadelijk of discriminerend is.
• Het materiaal de privacy of rechten van anderen kan schenden.
Wanneer een geldige toestemming voor publicatie wordt verleend, kan het beeldmateriaal worden gebruikt voor de overeengekomen communicatiekanalen
van VZW Sipie, zoals de website en sociale media, binnen de grenzen van die toestemming.
Artikel 29 – Website en online reservaties
Bij online reservaties worden de relevante informatie en voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst beschikbaar gesteld.
VZW Sipie kan onder meer informatie verstrekken over:
• De identiteit van VZW Sipie.
• De aard van de activiteit.
• De prijs.
• De betalingswijze.
• De uitvoering.
• De reservatie.
• Eventuele bijkomende kosten.
• Annulering.
• Klachtenbehandeling.
• Toepasselijke voorwaarden.
Wanneer een online aanvraag nog moet worden gecontroleerd, ontstaat de overeenkomst pas na de bevestiging van VZW Sipie, tenzij anders vermeld.
Technische fouten, dubbele aanvragen of foutief ingevoerde gegevens kunnen aanleiding geven tot contact met de opdrachtgever om de situatie te
verduidelijken.
Voor consumenten blijven de wettelijke regels inzake overeenkomsten op afstand en informatieverplichtingen van toepassing.
Artikel 30 – Geen garantie op specifieke persoon
Wanneer een activiteit wordt geboekt met een bepaald personage, zoals Sinterklaas, Piet, de Kerstman of de Paashaas, wordt daarmee in beginsel het
personage bedoeld en niet noodzakelijk een specifieke vrijwilliger of acteur.
VZW Sipie kan wegens ziekte, beschikbaarheid of andere omstandigheden een andere geschikte vrijwilliger inzetten.
Een specifieke persoon wordt alleen gegarandeerd wanneer dit vooraf schriftelijk is overeengekomen.
Artikel 31 – Gebruik van naam, logo en communicatie
De naam, het logo en andere herkenbare communicatie-elementen van VZW Sipie mogen niet zonder toestemming worden gebruikt voor commerciële of
andere doeleinden.
Het is niet toegestaan om zonder toestemming te suggereren dat een persoon, bedrijf, organisatie of evenement officieel vertegenwoordiger of partner van
VZW Sipie is.
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE Versie: September 2026
Artikel 32 – Klachten
Klachten over een activiteit, dienstverlening, medewerker, vrijwilliger, factuur of andere aangelegenheid worden zo snel mogelijk gemeld.
Klachten kunnen worden gericht aan:
VZW Sipie
Voort 15B
3910 Pelt
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Een klacht bevat bij voorkeur:
• Naam.
• Contactgegevens.
• Datum van de activiteit.
• Omschrijving van het probleem.
• Relevante documenten of foto's.
• Eventueel een voorstel voor een oplossing.
VZW Sipie behandelt klachten zorgvuldig en kan bijkomende informatie vragen.
Wanneer een klacht betrekking heeft op iemand die rechtstreeks bij de zaak betrokken is, kan VZW Sipie ervoor zorgen dat de beoordeling niet uitsluitend
door die persoon gebeurt.
Een klacht geeft niet automatisch recht op terugbetaling of schadevergoeding.
Artikel 33 – Beëindiging van de samenwerking
VZW Sipie kan een samenwerking beëindigen wanneer sprake is van bijvoorbeeld:
• Herhaaldelijke ernstige overtreding van afspraken.
• Niet-betaling.
• Agressief of bedreigend gedrag.
• Ernstig ongepast gedrag.
• Ernstige veiligheidsproblemen.
• Misbruik van vertrouwelijke informatie.
• Misbruik van de naam of het logo.
• Ernstige verstoring van activiteiten.
• Andere omstandigheden waardoor verdere samenwerking redelijkerwijs niet kan worden verwacht.
Bij ernstige situaties kan de samenwerking onmiddellijk worden beëindigd.
Artikel 34 – Btw
VZW Sipie is voor haar economische activiteiten btw-belastingplichtig.
VZW Sipie maakt, wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, gebruik van de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
Onder deze regeling wordt in beginsel geen btw aan klanten aangerekend en kan VZW Sipie de btw op haar kosten niet in aftrek brengen. De toepasselijke
wettelijke voorwaarden en drempels kunnen wijzigen.
Indien de btw-regeling van VZW Sipie wijzigt, kan dit gevolgen hebben voor toekomstige prijzen en facturen.
Artikel 35 – Wijziging van de algemene voorwaarden
VZW Sipie kan deze algemene voorwaarden aanpassen wanneer dit noodzakelijk is door:
• Wijzigingen in de werking.
• Nieuwe activiteiten.
• Wijzigingen in regelgeving.
• Gewijzigde administratieve of technische omstandigheden.
• Andere redelijke organisatorische redenen.
De meest recente versie wordt via de gebruikelijke communicatiekanalen beschikbaar gesteld.
Voor reeds bevestigde opdrachten gelden in beginsel de voorwaarden die bij de overeenkomst van toepassing waren, tenzij schriftelijk anders
overeengekomen of wanneer een wettelijke wijziging anders vereist.
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE
ALGEMENE VOORWAARDEN VZW SIPIE Versie: September 2026
Artikel 36 – Scheidbaarheid
Wanneer één bepaling van deze algemene voorwaarden ongeldig, nietig of on-afdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen zoveel mogelijk van
kracht.
De betrokken bepaling wordt, voor zover wettelijk mogelijk, geïnterpreteerd of aangepast op een manier die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert zonder
de wettelijke grenzen te overschrijden.
Artikel 37 – Toepasselijk recht
Op deze algemene voorwaarden en de overeenkomsten met VZW Sipie is het Belgisch recht van toepassing.
Geschillen worden behandeld volgens de bevoegdheidsregels die krachtens het Belgisch recht van toepassing zijn.
Partijen proberen een geschil bij voorkeur eerst in der minne op te lossen.
Artikel 38 – Slotbepaling
Door een aanvraag, reservatie, opdracht of samenwerking te bevestigen, aanvaardt de opdrachtgever de toepasselijke algemene voorwaarden, voor zover
wettelijk toegestaan.
Deze algemene voorwaarden vormen samen met een eventuele offerte, opdrachtbevestiging, schriftelijke overeenkomst en andere specifieke afspraken het
contractuele kader tussen VZW Sipie en de opdrachtgever.
Bij tegenstrijdigheid heeft een specifieke, later gemaakte schriftelijke afspraak voorrang voor het onderwerp waarop die afspraak betrekking heeft.
VZW Sipie behoudt zich het recht voor om in individuele gevallen schriftelijk afwijkende afspraken te maken.
Contact
VZW Sipie
Voort 15B
3910 Pelt – België
Ondernemingsnummer: 0777.812.613
Btw-nummer: BE 0777.812.613
E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Telefoon: +32 473 34 94 63