Inleiding
Dit vrijwilligersreglement bevat de afspraken, rechten, plichten en gedragsregels die gelden voor iedereen die als vrijwilliger actief is voor VZW Sipie.
VZW Sipie wil op een correcte, veilige, respectvolle, transparante en betrouwbare manier samenwerken met vrijwilligers.
De vrijwilligers kunnen in contact komen met klanten, deelnemers, hulpontvangers, gezinnen, kinderen, kwetsbare personen, partners, leveranciers en andere betrokkenen. Daarom verwacht VZW Sipie van iedere vrijwilliger een hoge mate van discretie, verantwoordelijkheid, eerlijkheid en respect.
Dit reglement maakt deel uit van de afspraken tussen VZW Sipie en de vrijwilliger.
De bepalingen van dit reglement gelden steeds binnen de grenzen van de toepasselijke Belgische wetgeving en de statuten van VZW Sipie.
Hoofdstuk 1 - Algemene Bepalingen
Artikel 1 - Doel van het vrijwilligersreglement
Dit reglement heeft als doel duidelijke afspraken vast te leggen over:
- Het vrijwilligerswerk binnen VZW Sipie.
- De omgang met klanten, deelnemers en hulpontvangers.
- Veiligheid en verantwoordelijkheid.
- Privacy en vertrouwelijkheid.
- Financiële middelen.
- Materialen en eigendommen.
- Communicatie en sociale media.
- Het concept en de knowhow van VZW Sipie.
- Het concurrentiebeding.
- Alcohol, drugs en andere middelen.
- Seksuele grensoverschrijding.
- Het melden van incidenten.
- Het beëindigen van de samenwerking.
- Mogelijke maatregelen bij overtredingen.
Artikel 2 - Vrijwillige en onbezoldigde inzet
Het vrijwilligerswerk voor VZW Sipie gebeurt vrijwillig en onbezoldigd.
De vrijwilliger ontvangt geen loon, vrijwilligersvergoeding of andere vergoeding voor de prestaties die hij of zij voor VZW Sipie verricht.
VZW Sipie kan evenmin worden verplicht om een vergoeding te betalen enkel omdat een vrijwilliger tijd, energie of eigen middelen heeft ingezet.
Hoofdstuk 2 - Kosten En Vergoedingen
Artikel 3 - Geen automatische kostenvergoeding
VZW Sipie betaalt in principe geen kosten van vrijwilligers terug.
Dit geldt onder meer voor:
- Kilometervergoeding.
- Brandstof.
- Parkeerkosten.
- Maaltijden.
- Drank.
- Telefoon.
- Internet.
- Materiaal.
- Kleding.
- Gebruik van eigen apparatuur.
- Verplaatsingen.
- Andere persoonlijke kosten.
Artikel 3.1 - Uitzonderlijke voorafgaande toestemming
Een uitzondering op artikel 3 is uitsluitend mogelijk wanneer voorafgaandelijk zowel het bestuur als de penningmeester van VZW Sipie toestemming hebben gegeven.
De toestemming moet betrekking hebben op de concrete kost of uitgave.
Een vrijwilliger mag niet eerst een kost maken en daarna ervan uitgaan dat VZW Sipie deze zal terugbetalen.
Zonder voorafgaande toestemming bestaat er geen automatisch recht op terugbetaling.
Het bestuur of de penningmeester kan vragen om een factuur, kasticket, betalingsbewijs of ander bewijsstuk.
Een eenmalige uitzondering creëert geen recht op dezelfde vergoeding in de toekomst.
Hoofdstuk 3 - Geld, Betalingen En Financiële Middelen
Artikel 4 - Geld dat aan VZW Sipie toebehoort
Alle geldbedragen die een vrijwilliger ontvangt namens, voor of in opdracht van VZW Sipie behoren volledig toe aan VZW Sipie.
Dit geldt onder andere voor:
- Betalingen van klanten.
- Bijdragen van deelnemers.
- Bijdragen van hulpontvangers.
- Inschrijvingsgelden.
- Giften.
- Donaties.
- Sponsorgelden.
- Verkoopopbrengsten.
- Inkomsten van activiteiten.
- Inkomsten van evenementen.
- Collectegelden.
- Andere inkomsten van VZW Sipie.
Artikel 4.1 - Volledige en eerlijke afgifte
Geld dat namens VZW Sipie wordt ontvangen, moet volledig en eerlijk worden afgegeven aan het bestuur, de penningmeester of een door het bestuur aangewezen persoon.
De vrijwilliger mag niets achterhouden, aftrekken, verrekenen, lenen of gebruiken.
Ook wanneer de vrijwilliger zelf kosten heeft gemaakt, moet het volledige bedrag worden afgegeven. Een eventuele goedgekeurde kostenvergoeding wordt afzonderlijk behandeld.
Artikel 4.2 - Tijdstip van afgifte
Ontvangen contant geld wordt zo snel mogelijk overgedragen aan het bestuur, de penningmeester of de aangewezen verantwoordelijke.
Indien onmiddellijke overdracht onmogelijk is, moet de vrijwilliger het geld veilig bewaren, niet gebruiken, niet mengen met persoonlijke gelden, het bestuur zo snel mogelijk informeren en het geld bij de eerst mogelijke gelegenheid overdragen.
Artikel 4.3 - Registratie
Wanneer geld namens VZW Sipie wordt ontvangen, moet dit correct kunnen worden verantwoord.
Indien het bestuur dit vraagt, worden minstens datum, bedrag, reden van betaling, wijze van betaling en, wanneer noodzakelijk, de naam van de betaler en de ontvangende vrijwilliger geregistreerd.
De vrijwilliger mag bedragen of gegevens niet bewust aanpassen, verbergen of vervalsen.
Artikel 4.4 - Geen persoonlijk gebruik
Geld van VZW Sipie mag nooit worden geleend, voorgeschoten voor privédoeleinden, gebruikt voor persoonlijke aankopen, privéfacturen of persoonlijke schulden, aan derden gegeven zonder toestemming of gebruikt als tijdelijke lening aan de vrijwilliger.
Ook wanneer de vrijwilliger van plan is het geld later terug te betalen, blijft persoonlijk gebruik verboden.
Artikel 4.5 - Betalingen via persoonlijke rekening
Een vrijwilliger mag betalingen van VZW Sipie niet zonder voorafgaande toestemming via een persoonlijke bankrekening laten verlopen.
Wanneer een betaling uitzonderlijk toch op een persoonlijke rekening terechtkomt, moet het volledige bedrag zo snel mogelijk aan VZW Sipie worden overgemaakt of op een andere door het bestuur bepaalde manier worden afgegeven.
Artikel 4.6 - Tekorten of verschillen
Wanneer een bedrag niet overeenkomt met de registratie of wanneer geld ontbreekt, moet dit onmiddellijk aan het bestuur worden gemeld.
De vrijwilliger mag een tekort niet verbergen of zelf proberen weg te werken.
Een toevallig of aantoonbaar onbedoeld verschil leidt niet automatisch tot persoonlijke aansprakelijkheid. Het bestuur onderzoekt de omstandigheden.
Artikel 4.7 - Ernstige financiële overtredingen
Het bewust achterhouden, verduisteren, stelen, gebruiken of vervalsen van geld of financiële informatie van VZW Sipie wordt beschouwd als een ernstige schending van dit reglement.
Afhankelijk van de omstandigheden kan dit leiden tot onmiddellijke beëindiging van de vrijwilligerssamenwerking en, indien aangewezen en wettelijk toegestaan, verdere juridische stappen.
Artikel 4.8 - Giften en geschenken
Geld of goederen die aan VZW Sipie worden geschonken, behoren toe aan VZW Sipie.
Een vrijwilliger mag een gift die voor VZW Sipie bestemd is niet persoonlijk houden.
Bij twijfel over de bestemming van een gift wordt deze aan het bestuur gemeld en overgedragen.
Artikel 4.9 - Geen persoonlijke inzamelingen
Een vrijwilliger mag niet in naam van VZW Sipie geld inzamelen voor persoonlijke doeleinden.
Ook mag een vrijwilliger zonder toestemming geen inzamelactie, crowdfunding, verkoopactie of andere financiële actie organiseren namens VZW Sipie.
Artikel 4.10 - Aankopen namens Sipie
Een vrijwilliger mag geen aankopen namens VZW Sipie doen zonder voorafgaande toestemming wanneer de aankoop financiële verplichtingen voor VZW Sipie meebrengt.
De vrijwilliger mag niet zelf bepalen dat een uitgave achteraf door VZW Sipie moet worden betaald.
Hoofdstuk 4 - Aanwezigheid, Afwezigheid En Vervanging
Artikel 5 - Aanwezigheid
Een vrijwilliger komt de afgesproken activiteiten, afspraken en taken zo goed mogelijk na.
Wanneer een vrijwilliger verhinderd is, meldt hij of zij dit zo snel mogelijk aan het bestuur of de verantwoordelijke persoon.
Bij ziekte hoeft de vrijwilliger geen medische details te verstrekken.
Indien mogelijk meldt de vrijwilliger de afwezigheid vóór de geplande activiteit.
Artikel 5.1 - Vervanging
Wanneer een vrijwilliger niet kan komen, probeert hij of zij indien redelijkerwijs mogelijk een geschikte vervanger te zoeken.
Een vervanging is pas definitief wanneer VZW Sipie daarmee akkoord gaat.
Wanneer geen geschikte vervanger wordt gevonden, moet dit zo snel mogelijk aan het bestuur worden gemeld.
Herhaaldelijk zonder verwittiging afwezig zijn of afspraken niet naleven kan aanleiding geven tot een gesprek, beperking van taken of beëindiging van de vrijwilligerssamenwerking.
Hoofdstuk 5 - Mobiele Telefoon En Privégebruik
Artikel 6 - Gebruik van de mobiele telefoon
Tijdens activiteiten verwacht VZW Sipie dat vrijwilligers hun aandacht bij hun taak, de deelnemers en de andere aanwezigen houden.
Voortdurend privégebruik van de mobiele telefoon is niet toegestaan wanneer dit de activiteit of de veiligheid beïnvloedt.
Privéberichten, sociale media, video's, spelletjes en telefoongesprekken mogen niet storend worden voor de werking van VZW Sipie.
Telefoongebruik is wel toegestaan wanneer dit nodig is voor het vrijwilligerswerk, communicatie binnen VZW Sipie, een noodsituatie, een medische of persoonlijke urgentie of een afgesproken pauze.
Herhaaldelijk buitensporig privégebruik kan aanleiding geven tot maatregelen.
Hoofdstuk 6 - Samenwerking En Gedrag
Artikel 7 - Respectvolle samenwerking
Iedere vrijwilliger draagt bij aan een goede samenwerking.
Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij respectvol met anderen omgaan, afspraken nakomen, naar redelijke instructies luisteren, elkaar helpen, problemen bespreekbaar maken, geen onnodige conflicten veroorzaken en bijdragen aan een veilige sfeer.
Discriminatie, bedreiging, intimidatie, agressie, vernedering en bewust respectloos gedrag worden niet aanvaard.
Artikel 7.1 - Geschiktheid binnen Sipie
Een vrijwilliger moet zich kunnen vinden in de algemene werking en waarden van VZW Sipie.
Wanneer een vrijwilliger structureel weigert redelijke afspraken na te leven, herhaaldelijk ernstige problemen veroorzaakt of zich niet verenigbaar opstelt met de werking van VZW Sipie, kan het bestuur een gesprek voeren en verbeterafspraken maken.
Wanneer verbetering uitblijft, kan de vrijwilligerssamenwerking worden beëindigd.
Wanneer de vrijwilliger ook lid is van VZW Sipie, worden eventuele maatregelen met betrekking tot het lidmaatschap genomen volgens de statuten en de toepasselijke wetgeving.
Bij ernstige feiten kan, voor zover wettelijk toegestaan, onmiddellijk worden ingegrepen.
Hoofdstuk 7 - Geheimhouding En Vertrouwelijkheid
Artikel 8 - Strikte geheimhouding
Omdat vrijwilligers in contact kunnen komen met kwetsbare personen en minderbedeelde gezinnen, geldt binnen VZW Sipie een strikte geheimhoudingsplicht.
Een vrijwilliger mag vertrouwelijke informatie nooit delen met personen die deze informatie niet nodig hebben voor hun taak binnen VZW Sipie.
Artikel 8.1 - Vertrouwelijke informatie
Onder vertrouwelijke informatie valt onder andere:
- Namen.
- Identiteiten.
- Adressen.
- Telefoonnummers.
- Gezinssamenstelling.
- Financiële situatie.
- Schulden.
- Persoonlijke problemen.
- Medische of gezondheidsinformatie.
- Informatie over kinderen.
- Informatie over familieleden.
- Reden van hulpverlening.
- Aard en omvang van hulp.
- Gesprekken.
- Persoonlijke omstandigheden.
- Foto's.
- Video's.
- Documenten.
- Interne informatie.
- Andere informatie waarmee een persoon of gezin herkenbaar kan worden.
Artikel 8.2 - Niet delen met derden
Vertrouwelijke informatie mag niet worden gedeeld met familie, vrienden, buren, kennissen, andere vrijwilligers die de informatie niet nodig hebben, andere organisaties, sociale media, internet, chatgroepen, WhatsApp-groepen of andere derden.
Ook informatie die zogenaamd anoniem wordt gemaakt, mag niet worden gedeeld wanneer een persoon of gezin alsnog herkenbaar kan zijn.
Artikel 8.3 - Foto's, video's en geluidsopnames
Het is verboden om zonder de vereiste toestemming foto's, video's of geluidsopnames te maken of te verspreiden van hulpontvangers, gezinnen, kinderen, woningen of andere situaties waarin personen herkenbaar zijn.
Artikel 8.4 - Duur van de geheimhouding
De geheimhoudingsplicht geldt volledig tijdens de periode waarin de vrijwilliger actief is voor VZW Sipie.
De geheimhoudingsplicht blijft ook gelden nadat het vrijwilligerswerk of lidmaatschap is beëindigd.
De aanvullende contractuele geheimhoudingsafspraak geldt in eerste instantie voor een periode van vijf jaar na beëindiging.
Daarna wordt deze overeenkomst telkens stilzwijgend met één jaar verlengd, tenzij zij uiterlijk dertig kalenderdagen vóór het einde van de lopende periode per aangetekende brief wordt beëindigd.
De aangetekende brief moet worden gericht aan: VZW Sipie, Voort 15B, 3910 Pelt (SHL), België.
Wettelijke verplichtingen tot het verstrekken van informatie blijven uiteraard gelden.
Artikel 8.5 - Datalekken en privacy-incidenten
Wanneer een vrijwilliger vermoedt dat vertrouwelijke informatie verloren is gegaan, verkeerd is verzonden, gestolen is, openbaar is geworden of bij een verkeerde persoon terechtgekomen is, moet dit onmiddellijk aan het bestuur worden gemeld.
Een vrijwilliger mag een privacy-incident niet verbergen.
Hoofdstuk 8 - Bescherming Van Het Concept, Knowhow En Werkwijze
Artikel 9 - Bescherming van het concept
VZW Sipie heeft een eigen werking, concept, organisatie, aanpak en manier van werken.
Vrijwilligers krijgen mogelijk toegang tot niet-openbare informatie, werkwijzen, draaiboeken, contacten, procedures, ideeën, documenten en andere kennis die binnen VZW Sipie is ontwikkeld of verzameld.
Deze informatie moet worden beschermd.
Artikel 9.1 - Verbod op ongeoorloofd gebruik
Tijdens het vrijwilligerswerk mag een vrijwilliger het concept, de interne werkwijze, draaiboeken, documenten, contacten of andere niet-openbare knowhow van VZW Sipie niet voor eigen doeleinden gebruiken.
Ook na beëindiging van het vrijwilligerswerk mag vertrouwelijke of niet-openbare informatie van VZW Sipie niet worden gebruikt om VZW Sipie na te bootsen of te benadelen.
Algemene kennis, persoonlijke ervaring en algemene vaardigheden die de vrijwilliger tijdens het leven of vrijwilligerswerk heeft opgedaan, vallen niet onder deze bepaling.
Hoofdstuk 9 - Concurrentiebeding
Artikel 10 - Concurrentiebeding
Voor zover wettelijk toegestaan en afdwingbaar, verbinden partijen zich ertoe dat een vrijwilliger tijdens zijn of haar actieve betrokkenheid bij VZW Sipie en gedurende de hieronder bepaalde periode na het einde van de samenwerking het specifieke, niet- openbare concept van VZW Sipie niet doelbewust zal kopiëren of overnemen om een concurrerende activiteit op te starten.
Het gaat hierbij niet om een algemeen verbod om ooit nog vrijwilligerswerk te doen of actief te zijn binnen dezelfde maatschappelijke sector.
Het beding richt zich uitsluitend op het beschermen van het specifieke concept, de niet-openbare knowhow, werkwijze, interne methodes, draaiboeken, contacten en operationele aanpak van VZW Sipie.
Artikel 10.1 - Duur
Na beëindiging van het vrijwilligerswerk geldt het concurrentiebeding in eerste instantie voor een periode van vijf jaar, voor zover deze termijn wettelijk geldig en afdwingbaar is.
Na deze eerste periode wordt de afspraak telkens stilzwijgend met één jaar verlengd, tenzij zij uiterlijk dertig kalenderdagen vóór het einde van de lopende periode per aangetekende brief wordt beëindigd.
De brief wordt gericht aan: VZW Sipie, Voort 15B, 3910 Pelt (SHL), België.
Artikel 10.2 - Verboden concurrentiële handelingen
Voor zover wettelijk toegestaan, wordt onder een verboden concurrentiële handeling onder andere verstaan:
- Het bewust kopiëren van het specifieke concept van VZW Sipie.
- Het opstarten van een vrijwel identieke werking waarbij niet-openbare informatie van Sipie wordt gebruikt.
- Het overnemen van de specifieke werking of activiteiten van Sipie.
- Het gebruiken van interne, niet-openbare methodes om een concurrerende werking op te starten.
- Het gebruiken van interne Sipie-documenten of draaiboeken voor een concurrerende activiteit.
- Het bewust gebruiken van door Sipie verkregen vertrouwelijke contacten om personen of gezinnen naar een eigen concurrerende werking over te brengen.
- Het bewust overnemen van samenwerkingspartners van Sipie met gebruikmaking van vertrouwelijke informatie.
- Het helpen van een derde om het specifieke concept van VZW Sipie na te bouwen.
Artikel 10.3 - Geen verbod op algemene beroeps- of vrijwilligersactiviteiten
Dit concurrentiebeding is niet bedoeld om een vrijwilliger te verbieden om vrijwilligerswerk te doen, een beroep uit te oefenen, algemene kennis of algemene vaardigheden te gebruiken of een eigen maatschappelijk initiatief te ontwikkelen dat niet gebaseerd is op het specifieke, niet-openbare concept of de vertrouwelijke informatie van VZW Sipie.
Artikel 10.4 - Contacten en hulpontvangers
Een vrijwilliger mag geen vertrouwelijke informatie of via Sipie verkregen contactgegevens gebruiken om actief deelnemers, hulpontvangers, gezinnen, klanten of samenwerkingspartners weg te trekken naar een eigen concurrerende activiteit.
Dit geldt eveneens wanneer de vrijwilliger zelf een vergelijkbare activiteit organiseert.
Een persoon die zelfstandig en uit eigen beweging contact opneemt met een voormalige vrijwilliger, vormt op zichzelf geen automatisch bewijs van een overtreding.
De voormalige vrijwilliger mag in dat geval echter nog steeds geen vertrouwelijke informatie gebruiken of actief proberen de werking van VZW Sipie over te nemen.
Bestaande persoonlijke contacten die aantoonbaar al vóór de betrokkenheid bij VZW Sipie bestonden, vallen niet onder deze bepaling, zolang geen vertrouwelijke informatie van VZW Sipie wordt gebruikt.
Hoofdstuk 10 - Schadevergoeding Bij Ernstige Overtreding Van Het Concurrentiebeding
Artikel 11 - Forfaitaire schadevergoeding van €5.000
Wanneer een vrijwilliger of lid opzettelijk en ernstig het concurrentiebeding schendt, kan, voor zover wettelijk toegestaan en afdwingbaar, een forfaitaire schadevergoeding van €5.000 verschuldigd zijn.
Deze forfaitaire schadevergoeding is specifiek gekoppeld aan het concurrentiebeding en geldt niet automatisch voor iedere overtreding van het vrijwilligersreglement.
Artikel 11.1 - Ernstige en opzettelijke overtredingen
De forfaitaire schadevergoeding kan onder meer betrekking hebben op een opzettelijke en ernstige handeling waarbij de vrijwilliger:
- Het specifieke Sipie-concept bewust kopieert.
- Een identieke of nagenoeg identieke werking onder eigen naam opstart met gebruik van niet-openbare Sipie-informatie.
- Activiteiten van Sipie doelbewust overneemt.
- Niet-openbare methodes of draaiboeken gebruikt om een concurrerende werking op te starten.
- Via Sipie verkregen vertrouwelijke contacten gebruikt om deelnemers, hulpontvangers of gezinnen bewust naar een eigen concurrerende werking over te brengen.
- Vertrouwelijke Sipie-contacten gebruikt om samenwerkingspartners over te nemen.
- Een derde bewust helpt om het specifieke Sipie-concept te kopiëren.
Artikel 11.2 - Geen schadevergoeding voor gewone fouten
De forfaitaire schadevergoeding is niet bedoeld voor gewone vergissingen, toevallige gelijkenissen, algemene kennis, algemene vaardigheden, normale contacten of onbedoelde fouten.
De toepassing van dit artikel gebeurt steeds binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving.
Hoofdstuk 11 - Alcohol, Drugs En Andere Middelen
Artikel 12 - Verantwoord gedrag
Iedere vrijwilliger moet tijdens activiteiten van VZW Sipie voldoende fit, verantwoordelijk en aanspreekbaar zijn om zijn of haar taak veilig en respectvol uit te voeren.
Artikel 12.1 - Alcohol en drugs
Het gebruik van alcohol, drugs of andere middelen is niet toegestaan wanneer dit de taakuitvoering beïnvloedt, de veiligheid in gevaar brengt, de werking verstoort, leidt tot overlast, conflicten, agressief of ongepast gedrag veroorzaakt, de waardigheid of privacy van anderen aantast of de goede werking of reputatie van VZW Sipie ernstig schaadt.
Artikel 12.2 - Verboden handelingen
Het is verboden om tijdens activiteiten van VZW Sipie illegale drugs te bezitten, gebruiken, verkopen of aan anderen te geven, anderen tot gebruik aan te zetten, onder invloed taken uit te voeren wanneer dit risico veroorzaakt. Onder invloed te rijden namens VZW Sipie of alcohol/drugs te gebruiken wanneer hierdoor het veilig uitvoeren van een taak niet meer mogelijk is.
Artikel 12.3 - Alcohol bij activiteiten
Het bestuur kan voor een specifieke activiteit vooraf toestaan dat op beperkte wijze alcohol wordt gebruikt wanneer dit past bij de aard van de activiteit en geen veiligheidsrisico vormt.
Dit geldt nooit voor taken waarbij nuchterheid noodzakelijk is.
Artikel 12.4 - Redelijke twijfel over geschiktheid
Wanneer het bestuur of de verantwoordelijke persoon op basis van concrete feiten redelijkerwijs vermoedt dat een vrijwilliger niet veilig, verantwoord of respectvol kan functioneren, kan de vrijwilliger tijdelijk van een taak worden gehaald.
Er kan bijvoorbeeld worden gevraagd om niet verder te werken, niet te rijden, geen machines of materiaal te gebruiken, geen huisbezoeken uit te voeren, geen contact met kwetsbare personen te hebben of de activiteit te verlaten.
Dit is een preventieve veiligheidsmaatregel en betekent op zichzelf niet dat er definitief is vastgesteld dat de vrijwilliger onder invloed was.
Artikel 12.5 - Medicatie
Het gebruik van voorgeschreven of andere medicatie is op zichzelf geen overtreding.
Wanneer medicatie mogelijk invloed heeft op de veilige uitvoering van een taak, is de vrijwilliger verantwoordelijk om daar rekening mee te houden.
De vrijwilliger hoeft geen medische diagnose of persoonlijke medische geschiedenis bekend te maken.
Artikel 12.6 - Maatregelen
Bij een overtreding kan het bestuur de vrijwilliger tijdelijk verwijderen, taken beperken, toegang beperken, een gesprek voeren, een waarschuwing geven, bijkomende voorwaarden opleggen of de vrijwilligerssamenwerking beëindigen.
Bij ernstige of herhaalde overtredingen kan de samenwerking, voor zover wettelijk toegestaan, onmiddellijk worden beëindigd.
Hoofdstuk 12 - Seksuele Intimidatie En Grensoverschrijdend Gedrag
Artikel 13 - Respect en integriteit
VZW Sipie wil een veilige omgeving bieden waarin iedereen met respect en waardigheid wordt behandeld.
Seksuele intimidatie, ongewenst seksueel gedrag en seksuele grensoverschrijding worden niet aanvaard. Dit geldt voor vrijwilligers, bestuursleden, medewerkers, deelnemers, hulpontvangers, klanten, bezoekers, partners en andere personen die betrokken zijn bij de werking.
Artikel 13.1 - Verboden gedrag
Onder ongewenst seksueel gedrag kan onder andere worden verstaan:
- Ongewenste seksuele opmerkingen.
- Seksuele grappen.
- Seksuele toespelingen.
- Opmerkingen over iemands lichaam.
- Ongewenste opmerkingen over seksualiteit.
- Ongewenste seksuele berichten.
- Ongewenste seksuele foto's of video's.
- Ongewenste aanrakingen.
- Ongewenst kussen.
- Ongewenste seksuele avances.
- Druk uitoefenen voor seksuele handelingen.
- Vragen of aandringen op seksueel contact in ruil voor hulp, diensten of voordelen.
- Pornografisch materiaal binnen de werking brengen.
- Doorgaan nadat iemand duidelijk heeft aangegeven dat iets niet gewenst is.
- Misbruik maken van een machts, vertrouwens- of afhankelijkheidsrelatie.
Artikel 13.2 - Melding
Een persoon die iets heeft meegemaakt of een incident heeft vastgesteld, kan dit melden aan het bestuur of aan een door VZW Sipie aangewezen vertrouwenspersoon.
Meldingen worden zo discreet en vertrouwelijk mogelijk behandeld, rekening houdend met wettelijke verplichtingen.
Een persoon die te goeder trouw een melding doet, mag daarvoor niet worden benadeeld of bedreigd.
Artikel 13.3 - Geen vergelding
Bedreigen, intimideren of benadelen van iemand omdat die persoon een melding heeft gedaan of aan een onderzoek heeft meegewerkt, is niet toegestaan.
Artikel 13.4 - Ernstige overtredingen
Bij ernstige feiten kan VZW Sipie de persoon onmiddellijk uit een activiteit verwijderen, contact met bepaalde personen beperken, taken opschorten, een onderzoek instellen, de vrijwilligerssamenwerking beëindigen, bij een lid de statutaire procedure starten of indien nodig bevoegde instanties inschakelen.
Hoofdstuk 13 - Eigendommen En Materialen Van Vzw Sipie
Artikel 14 - Eigendom van Sipie
Alle materialen die door VZW Sipie ter beschikking worden gesteld, blijven eigendom van VZW Sipie tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Dit geldt onder andere voor sleutels, badges, kleding, kostuums, accessoires, decoratie, technische materialen, gereedschap, apparaten, documenten, draaiboeken, formulieren, mappen en andere materialen.
Artikel 14.1 - Gebruik
Materialen van VZW Sipie mogen uitsluitend worden gebruikt voor de afgesproken activiteiten.
De vrijwilliger mag deze materialen niet zonder toestemming verkopen, uitlenen, weggeven, verhuren, privé gebruiken, meenemen, aanpassen of aan derden geven.
Artikel 14.2 - Zorgplicht
De vrijwilliger moet materialen zorgvuldig gebruiken en beschermen.
Schade, verlies of diefstal moet zo snel mogelijk worden gemeld.
Een vrijwilliger mag niet zelf grote herstellingen uitvoeren zonder toestemming.
Artikel 14.3 - Kostuums en waardevolle materialen
Kostuums, accessoires en andere waardevolle materialen moeten extra zorgvuldig worden behandeld.
Zonder toestemming mogen deze niet worden verknipt, geverfd, aangepast, versteld, hersteld of gewassen wanneer dit schade kan veroorzaken.
Beschadiging, verlies of ernstige vervuiling moet onmiddellijk worden gemeld.
Artikel 14.4 - Teruggave
Bij beëindiging van het vrijwilligerswerk moeten alle materialen onmiddellijk of op het door het bestuur bepaalde tijdstip worden teruggegeven.
Ook sleutels, badges, documenten, toegangsmiddelen, kleding, apparaten en digitale bestanden moeten worden teruggegeven of verwijderd wanneer het bestuur dit vraagt.
Hoofdstuk 14 - Documenten, Digitale Informatie En Communicatie
Artikel 15 - Gebruik van documenten
Draaiboeken, formulieren, handleidingen, interne documenten, foto's, bestanden en andere informatie van VZW Sipie mogen uitsluitend worden gebruikt voor de activiteiten van VZW Sipie.
Zonder toestemming mogen deze niet worden gekopieerd, verspreid, online geplaatst, aan derden gegeven of voor eigen activiteiten gebruikt.
Artikel 15.1 - Sociale media
Vrijwilligers mogen vertrouwelijke informatie over VZW Sipie, hulpontvangers, gezinnen of interne aangelegenheden niet op sociale media plaatsen.
Foto's en video's mogen uitsluitend worden geplaatst wanneer daarvoor de vereiste toestemming bestaat.
Artikel 15.2 - Vertegenwoordiging van Sipie
Een vrijwilliger mag VZW Sipie niet officieel vertegenwoordigen tegenover media, overheidsinstanties, andere organisaties, pers, sponsors of officiële partners tenzij daarvoor toestemming is gegeven.
Een vrijwilliger mag geen persoonlijke mening voorstellen als een officieel standpunt van VZW Sipie.
Artikel 15.3 - Digitale beveiliging
Wachtwoorden, toegangscodes en digitale accounts van VZW Sipie mogen niet met onbevoegde personen worden gedeeld.
Verlies of diefstal van een apparaat met Sipie-informatie moet onmiddellijk worden gemeld.
Hoofdstuk 15 - Veiligheid En Huisbezoeken
Artikel 16 - Veilig werken
Vrijwilligers voeren hun taken zorgvuldig en veilig uit.
Een vrijwilliger mag geen taken uitvoeren waarvoor hij of zij niet bevoegd, opgeleid of geschikt is wanneer daardoor een risico ontstaat.
Onveilige situaties moeten onmiddellijk aan het bestuur of de verantwoordelijke worden gemeld.
Artikel 16.1 - Huisbezoeken
Bij huisbezoeken gelden extra regels.
De vrijwilliger respecteert de privacy van de bewoners, de persoonlijke levenssfeer, de woning, de vertrouwelijkheid, de persoonlijke grenzen en de veiligheid van alle aanwezigen.
Een vrijwilliger mag geen situaties creëren die voor hemzelf of voor de bewoners onveilig of verkeerd interpreteerbaar kunnen zijn.
Bij twijfel over een huisbezoek wordt vooraf overleg gepleegd met het bestuur.
Artikel 16.2 - Kwetsbare personen
Bij contacten met kwetsbare personen, kinderen of afhankelijke gezinnen moet extra voorzichtig worden gehandeld.
Een vrijwilliger mag zijn of haar positie niet gebruiken om persoonlijke relaties, financiële afspraken of afhankelijkheden te creëren die buiten de werking van VZW Sipie vallen.
Hoofdstuk 16 - Melden Van Incidenten
Artikel 17 - Meldingsplicht
Vrijwilligers melden ernstige gebeurtenissen zo snel mogelijk aan het bestuur.
Dit geldt onder andere voor veiligheidsproblemen, conflicten, bedreigingen, agressie, schade, verlies, diefstal, privacy-incidenten, financiële onregelmatigheden, seksuele grensoverschrijding, misbruik en andere gebeurtenissen die de werking van VZW Sipie ernstig kunnen beïnvloeden.
Artikel 17.1 - Eerlijke melding
Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij incidenten eerlijk en volledig melden.
Het bewust verzwijgen van belangrijke informatie kan aanleiding geven tot maatregelen.
Hoofdstuk 17 - Beëindiging Van Het Vrijwilligerswerk
Artikel 18 - Beëindiging door de vrijwilliger
Een vrijwilliger kan de samenwerking beëindigen door het bestuur daarvan op de hoogte te brengen.
Bij voorkeur gebeurt dit tijdig zodat lopende afspraken kunnen worden afgerond.
Artikel 18.1 - Beëindiging door VZW Sipie
VZW Sipie kan de vrijwilligerssamenwerking beëindigen wanneer daarvoor een redelijke grond bestaat.
Bij ernstige feiten kan de samenwerking, voor zover wettelijk toegestaan, onmiddellijk worden beëindigd.
Artikel 18.2 - Verplichtingen na beëindiging
Het beëindigen van het vrijwilligerswerk betekent niet dat alle verplichtingen automatisch vervallen.
Na beëindiging blijven, voor zover van toepassing en wettelijk toegestaan, onder andere gelden: geheimhouding, bescherming van persoonsgegevens, bescherming van vertrouwelijke informatie, teruggave van eigendommen, verwijdering of teruggave van documenten, teruggeven van sleutels en toegangsmiddelen, het concurrentiebeding en het verbod op ongeoorloofd gebruik van knowhow.
Hoofdstuk 18 - Maatregelen Bij Overtredingen
Artikel 19 - Mogelijke maatregelen
Wanneer een vrijwilliger dit reglement niet naleeft, kan het bestuur, afhankelijk van de omstandigheden, onder andere een gesprek voeren, een waarschuwing geven, bijkomende afspraken maken, bepaalde taken beperken, toegang tot bepaalde activiteiten beperken, de vrijwilliger tijdelijk verwijderen, bepaalde contacten beperken, financiële of andere verantwoordelijkheden intrekken of de vrijwilligerssamenwerking beëindigen.
De maatregel wordt afgestemd op de aard en ernst van de situatie, voor zover wettelijk toegestaan.
Artikel 19.1 - Ernstige overtredingen
Als ernstige overtreding kunnen onder meer worden beschouwd:
- Opzettelijke openbaarmaking van vertrouwelijke informatie.
- Ernstige schending van privacy.
- Seksuele intimidatie.
- Ernstige grensoverschrijding.
- Bedreiging.
- Agressie.
- Diefstal.
- Opzettelijke beschadiging.
- Misbruik van kwetsbare personen.
- Opzettelijk achterhouden van geld.
- Financieel misbruik.
- Fraude.
- Opzettelijk kopiëren van het specifieke Sipie-concept.
- Opzettelijk overnemen van activiteiten.
- Bewust wegtrekken van hulpontvangers of deelnemers met gebruik van vertrouwelijke informatie.
- Ernstig misbruik van interne documenten.
- Ernstig of herhaald middelenmisbruik tijdens activiteiten.
- Andere handelingen die de veiligheid, integriteit of werking van VZW Sipie ernstig bedreigen.
Hoofdstuk 19 - Geschillen En Interne Communicatie
Artikel 20 - Problemen eerst melden
Wanneer een vrijwilliger een probleem heeft met de werking, een andere vrijwilliger, opdrachtgever of een bestuurslid, wordt verwacht dat dit eerst intern en op een respectvolle manier wordt gemeld.
Het bestuur probeert waar mogelijk tot een redelijke oplossing te komen.
Artikel 20.1 - Geen openbare verspreiding van interne conflicten
Interne conflicten, klachten en vertrouwelijke informatie mogen niet zonder geldige reden publiek worden verspreid via sociale media of andere kanalen.
Dit artikel verhindert niet dat iemand gebruikmaakt van wettelijke meldingsmogelijkheden of zich tot bevoegde instanties wendt.
Hoofdstuk 20 - Sleutels, Toegang En Beveiliging
Artikel 21 - Sleutels en toegangsmiddelen
Sleutels, badges, codes, wachtwoorden en andere toegangsmiddelen van VZW Sipie zijn persoonlijk en mogen niet aan derden worden doorgegeven.
Verlies of diefstal moet onmiddellijk worden gemeld.
Artikel 21.1 - Beëindiging toegang
Wanneer een vrijwilliger niet langer toegang nodig heeft tot een locatie, account, document of systeem, kan VZW Sipie deze toegang intrekken.
Bij beëindiging van de samenwerking moeten alle toegangsmiddelen onmiddellijk worden teruggegeven.
Hoofdstuk 21 - Vervoer En Voertuigen
Artikel 22 - Veilig vervoer
Wanneer een vrijwilliger voor VZW Sipie rijdt, moet hij of zij de verkeersregels naleven, beschikken over een geldig rijbewijs wanneer vereist, het voertuig veilig gebruiken, niet rijden onder invloed en geen onveilige passagierssituaties creëren.
Artikel 22.1 - Kosten
Het gebruik van een privévoertuig geeft geen automatisch recht op kilometervergoeding of andere terugbetaling.
Artikel 22.2 - Verkeers- en snelheidsboetes bij gebruik van privévoertuigen
- Verantwoordelijkheid van de bestuurder Alle verkeersboetes, snelheidsboetes, parkeerboetes en andere administratieve geldboetes die voortvloeien uit het gebruik van een voertuig, zijn voor rekening van het lid dat het voertuig op het moment van de overtreding daadwerkelijk bestuurde.
- Gebruik van een privévoertuig van een ander lid Wanneer een lid tijdens een activiteit, verplaatsing of andere aangelegenheid van de vereniging gebruikmaakt van een privévoertuig dat eigendom is van of ter beschikking staat van een ander lid, blijft het lid dat het voertuig op dat moment bestuurt volledig verantwoordelijk voor eventuele verkeers- of snelheidsboetes die tijdens zijn/haar gebruik worden opgelopen.
- Boete die bij de eigenaar terechtkomt Indien een boete door de bevoegde instantie rechtstreeks aan de eigenaar of houder van het voertuig wordt toegezonden of door deze wordt betaald, is het lid dat het voertuig op het moment van de overtreding bestuurde verantwoordelijk voor de terugbetaling van het volledige bedrag van de boete en eventuele bijkomende kosten.
- Onderlinge regeling De eigenaar van het voertuig en het lid dat het voertuig bestuurde, dienen onderling te regelen dat de boete uiteindelijk ten laste komt van de daadwerkelijke bestuurder. De vereniging is niet verantwoordelijk voor de betaling, terugbetaling of onderlinge afhandeling van dergelijke boetes.
- Identificatie van de bestuurder Wanneer de bevoegde overheid vraagt wie het voertuig op het moment van de overtreding bestuurde, dienen de betrokken personen de juiste informatie te verstrekken en de toepasselijke wettelijke procedure te volgen.
- Geen overdracht aan een andere persoon Het is niet toegestaan een verkeers of snelheidsboete bewust toe te schrijven aan een persoon die het voertuig op het moment van de overtreding niet bestuurde.
- Toepassing Dit artikel geldt voor alle voertuigen die tijdens activiteiten of in het kader van de vereniging worden gebruikt, ongeacht of het voertuig eigendom is van de vereniging, een lid of een derde persoon.
Hoofdstuk 22 - Persoonlijke Grenzen En Professionele Afstand
Artikel 23 - Grenzen
Vrijwilligers moeten rekening houden met de afhankelijkheid of kwetsbaarheid van sommige personen die zij via VZW Sipie ontmoeten.
Het is niet toegestaan om persoonlijke afhankelijkheid te creëren, geld te lenen aan of te lenen van hulpontvangers, persoonlijke financiële afspraken te maken, misbruik te maken van persoonlijke informatie, mensen onder druk te zetten of persoonlijke relaties te gebruiken voor eigen financieel of ander voordeel.
Hoofdstuk 23 - Wijzigingen Van Het Reglement
Artikel 24 - Wijzigingen
VZW Sipie kan dit vrijwilligersreglement aanpassen wanneer dit nodig is voor de werking, veiligheid, organisatie of naleving van de wet.
Wijzigingen worden aan de betrokken vrijwilligers meegedeeld.
Een nieuwe versie kan vanaf de door het bestuur bepaalde datum de vorige versie vervangen.
Hoofdstuk 24 - Slotbepalingen
Artikel 25 - Wettelijke geldigheid
Alle bepalingen van dit reglement worden toegepast binnen de grenzen van de Belgische wetgeving, de toepasselijke regelgeving inzake vrijwilligerswerk, de privacywetgeving, de statuten van VZW Sipie en andere dwingende wettelijke bepalingen.
Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk niet geldig of afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen zoveel mogelijk van kracht.
Artikel 25.1 - Geen afstand van rechten
Het feit dat VZW Sipie een bepaalde overtreding niet onmiddellijk sanctioneert, betekent niet dat VZW Sipie afstand doet van haar rechten ten aanzien van latere of andere overtredingen.
Artikel 26 - Akkoordverklaring en ondertekening
Door ondertekening verklaart de vrijwilliger dit reglement te hebben ontvangen, het volledig te hebben gelezen, de inhoud te begrijpen, akkoord te gaan met de daarin opgenomen afspraken binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, de regels te zullen naleven, vertrouwelijke informatie geheim te houden, de privacy van hulpontvangers en gezinnen te respecteren, ontvangen geld correct aan VZW Sipie af te dragen, eigendommen van VZW Sipie zorgvuldig te behandelen, het concept en de niet-openbare knowhow van VZW Sipie te respecteren en het concurrentiebeding te respecteren voor zover dit wettelijk geldig en afdwingbaar is De vrijwilliger verklaart akkoord te gaan met de bepalingen van het vrijwilligersreglement en verbindt zich ertoe deze na te leven, voor zover deze wettelijk geldig en afdwingbaar zijn.
De vrijwilliger verklaart tevens uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van het concurrentiebeding en akkoord te gaan met de toepassing ervan binnen de grenzen van de toepasselijke Belgische wetgeving.
Deze overeenkomst wordt opgesteld en ondertekend in twee originele exemplaren, waarbij beide partijen één ondertekend exemplaar ontvangen.
| Namens de vrijwilliger | Namens VZW Sipie |
|---|---|
| Naam vrijwilliger: ……………………………………………………… | Sylvano Rutten |
| Plaats: ……………………………………………………… | Secretaris / Vicevoorzitter |
| Datum: ……………………………………………………… | |
| Handtekening: | Handtekening namens VZW Sipie: |
